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Text File  |  1994-11-16  |  3KB  |  28 lines
  1. This topic covers Now Contact's underlying concepts and terms:
  2.  
  3. Contacts
  4. Contacts are the essential building blocks in Now Contact.  A Contact can be a person, a company, or both.  In each case it’s an individual entry in the database of people and companies (and attached information) maintained by Now Contact.
  5.  
  6. Contact Files
  7. A Contact File is the database that stores and maintains your collection of Contacts.  It's the place where you create, view and modify your Contacts.  Contact Files are like electronic address books, except that they let you view and use your Contact information in more efficient and flexible ways.
  8.  
  9. Views
  10. Now Contact provides two types of Views for you to create, display and modify your Contacts:  the Detail View and the List View.
  11.  
  12. The List View is a text-based, columnar window that displays Contact information as a list, sorted according to your preferences.  In the List View, you can modify Contact information directly, without opening a separate window or dialog box, sort Contacts by clicking column headers, and categorize related Contacts with a single command.  Different List View Layouts (including ones you create) let you sort and arrange Contact information depending on your needs.
  13.  
  14. The Detail View displays as much or as little Contact information as you want, including up to 12 telephone numbers or electronic mail addresses, two postal addresses, and all information associated with a single Contact.  Different layouts are also available for the Detail View, giving you extensive control over how much information displays and how it’s arranged and formatted.  When you work in the Detail View, you can still browse through your entire Contact File using on-screen arrows or keyboard shortcuts.
  15.      
  16. The Contact Log in the Detail View tracks your correspondence and other files relating to each Contact.  You open documents attached to a Contact by double-clicking them in the log.
  17.  
  18. Categories
  19. Now Contact Categories let you group related Contacts together to better organize your Contact File.  Once you classify your Contacts into Categories, you can apply distinct text styles and colors to the Categories.  You can then tell at a glance the Category where a given Contact is assigned.
  20.  
  21. Keywords
  22. Now Contact Keywords let you organize your Contacts into groups.  You can, however, assign as many keywords to a Contact as you want, and the group defined by a Keyword can include Contacts from many different Categories.
  23.  
  24. Public Categories
  25. When using Now Contact on a network, you share Contacts with other users through Public Categories stored on a Public Contact Server.  Public Categories let you include other network users’ Contacts in your Contact File, and make Contacts from your Contact File available to others.
  26.     
  27. Finding Contacts
  28. Using the Find function, you filter the List View to show only the Contact or Contacts that match your needs at any particular time.  Because you routinely open your Contact File just to find one individual’s telephone number or address, the Now Contact Find function is fast and easy to use.  The different Find options allow you to search for Contacts based on their Categories, Keywords and more.